Qualityelements

Le organizzazioni vivono quotidianamente la spinta all’innovazione, dovuta principalmente ad un contesto in continuo cambiamento; i momenti di riflessione sono sempre più brevi e occorre metabolizzare le novità sempre più in fretta per riuscire a stare al passo con i tempi.

L’internazionalizzazione, l’evoluzione tecnologica, il cambiamento normativo, la compliance di prodotto verso nuovi mercati ed in ultima la pandemia sono tutti fattori rispetto ai quali le organizzazioni devono intraprendere misure e rivedere criticamente i loro prodotti, il proprio modello di business, i processi produttivi e l’organizzazione aziendale.

Tipicamente, l’innovazione tecnologica si focalizza sui processi produttivi e sul prodotto: questo anche grazie agli incentivi legati allo sviluppo tecnologico, uno su tutti l’industria 4.0. Maggiore difficoltà si riscontra nell’introduzione di novità legate ad altri aspetti altrettanto importanti per il successo aziendale, tra cui i sistemi di gestione.

I sistemi di gestione, nelle loro diverse declinazioni, sono stati introdotti nelle organizzazioni a partire da alcuni decenni in realtà profondamente diverse dalle attuali. Questi sistemi sono rimasti pressoché invariati nel tempo, dove responsabili qualità secondo precise pianificazioni, osservano pratiche simili a veri e propri riti aziendali immutati da decenni.

La riflessione che si vuole affrontare riguarda il valore che può portare l’introduzione di innovazione nei sistemi di gestione attraverso l’analisi di alcuni moduli del software Qualityelements: un recente ed innovativo portale aziendale per la gestione della qualità. 

Modulo Ticket su Magazine Qualità Qualityelements

Reclami e non conformità

La gestione dei reclami, delle non conformità e delle azioni correttive sono tecniche gestionali ben conosciute e presenti in tutti i sistemi di gestione. Le società possono applicare i modelli in maniera semplice attraverso moduli e fogli di calcolo, ma una loro superficiale implementazione può essere non del tutto vantaggiosa per le organizzazioni.

Qualityelements reinventa le modalità di gestione, informatizzando ma soprattutto rivedendo il tipico workflow. Il software è aperto sia lato cliente che lato fornitore: questo significa che i reclami possono essere convogliati direttamente nell’applicativo dai clienti ed instradati a reparti interni o a fornitori esterni. Vengono introdotte funzionalità collaborative, quali la possibilità di creare gruppi di lavoro e un sistema di chat/blog specifico per migliorare la conduzione di approfondimenti ed il decision making. Attraverso la possibilità di condivisione di documenti, immagini e file multimediali i reclami e le non conformità possono essere meglio descritte e circostanziate. L’implementazione del modulo permette di eliminare completamente le email e le altre comunicazioni aziendali legate ai reclami e alle non conformità diventando un vero e proprio repository di conoscenza aziendale. 

Formazione e competenze

Metodologie per determinare le competenze necessarie allo svolgimento dei processi, assicurare che le persone dispongano delle competenze e pianificare delle azioni per permettere l’acquisizione delle competenze è essenzialmente quanto richiesto dai sistemi di gestione. 

In questo caso il modello, che sembra a prima vista semplice, è estremamente complesso soprattutto in organizzazioni di grandi dimensioni e multi-sito.

Solitamente, la verifica delle competenze e la formazione del personale sono gestite verticalmente ed in autonomia da ristretti team di lavoro che possono coinvolgere: Risorse Umane, Sicurezza, e Qualità.

L’introduzione di uno strumento informatizzato come Qualityelements permette di ribaltare questo paradigma e consente di strutturare la gestione delle competenze in maniera collaborativa: sono infatti coinvolti nel processo oltre ai Responsabili della Formazione anche i Responsabili di Area/Processo fino allo specifico lavoratore.

Eventuali carenze formative emerse in fase di audit o non conformità possono essere registrate e utilizzate per lo sviluppo del piano formativo. La predisposizione del piano formativo è più semplice ed efficace, così come il monitoraggio dei corsi di formazione: l’applicativo, infatti, oltre ad essere uno strumento dinamico ed interattivo nella fase di pianificazione, si trasforma in archivio una volta che la formazione è stata erogata, facilitando la consultazione dello storico dei corsi e dei relativi partecipanti, materiali, documenti ed attestati. 

Conclusioni

Il software è stato ideato e progettato da persone che da anni seguono le aziende nello sviluppo di sistemi di gestione e l’obiettivo era quello di trasferire l’esperienza acquisita sul campo in uno strumento digitale al passo con i tempi. Le caratteristiche dello strumento multiutente, multipiattaforma e aperto permettono di operare in remoto e di fornire accesso anche a soggetti esterni che collaborano alla gestione, quali: consulenti, esperti, medici del lavoro, clienti e fornitori.

Qualityelements include diversi moduli oltre a quelli trattati in questo articolo: a titolo di esempio citiamo la gestione documentale, la salute e sicurezza sul lavoro, la manutenzione. Tutti i moduli sono progettati enfatizzando le funzionalità di collaborazione, comunicazione ed integrazione, aspetti vincenti nella gestione aziendale.

Qualityelements

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2021-01-28T11:56:02+01:00Gennaio 28th, 2021|News|
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