Al contrario di quanti molti pensano, implementare un sistema di gestione organizzativo aziendale è molto impegnativo! Cercheremo di approfondire quelli che, secondo la nostra esperienza, sono i 10 errori più frequenti.
L’impegno che un’organizzazione dovrebbe dare all’implementazione di un sistema di gestione si auspica sia un impegno importante. Una certificazione di qualità non è “avere del materiale da in quadrettare e pubblicare sul sito o da inserire nelle fatture”, ma è una valutazione oggettiva finalizzata ad ottimizzare tutta la realtà aziendale che se ben attuata porterà sicuri benefici.
Eventuali errori di applicazione del sistema di gestione possono avere un impatto aziendale importante, quindi non solo non si godranno i vantaggi di una corretta adozione di un sistema di gestione, ma la mancata implementazione corretta del sistema potrà addirittura essere controproducente dirigendosi nella direzione opposta.
Dieci frequenti errori dei sistemi di gestione
Può sembrare sovrastimato, ma quando analizziamo a fondo la questione spesso riscontriamo delle criticità.
Di seguito i 10 errori più frequenti
1. Errata definizione dei requisiti applicabili obbligatori.
Spesso i sistemi di gestione vengono considerati un semplice approfondimento dei requisiti obbligatori, senza considerare che per essere considerati principi del miglioramento continuo secondo il PDCA, plan do check act, si devono avere sia capacità e strumenti per l’analisi e la valutazione aziendale basata su approccio per processi, sia le competenze per definire i requisiti applicabili senza soffermarsi sui soli obbligatori. In questo è molto utile la definizione del contesto aziendale, le parti interessate e le loro aspettative.
2. Errata definizione del processo decisionale.
Quante volte ci troviamo di fronte a degli organigrammi dove sono indicate talune figure, ma in realtà le decisioni vengono prese da altre? Succede ogni tanto che figure riportate non sono neppure a conoscenza dei fatti? Anche qui i sistemi HLS riescono ad entrare nei processi definendo quelle che sono le reali figure impiegate quotidianamente andando oltre al titolare, moglie o marito del titolare e o figlio figlia e cosi via, inseriti ovunque solo per nome.
3. Promiscua e mal gestita gestione documentale ed organizzativa.
Capita frequentemente che “chi fa cosa” sia solamente pura teoria e di conseguenza anche chi gestisce alcuni documenti, in formato cartaceo o digitale, non ne valuti la loro leggibilità o protezione. In tutto questo la gestione ricade, senza nulla togliere, alla segreteria che molte volte ignora l’importanza di tale documentazione. Insomma è la solita carta della qualità!!
4. Obbiettivi non coerenti.
Un numero eccessivo di obbiettivi spesso diventano un mistero anche per l’organizzazione stessa. Indicatori che producono dati su dati non coerenti al contesto, ma frutto dei sogni e piaceri statistici di un consulente. Meglio pochi obbiettivi, chiari, reali, raggiungibili che inutili quantità di carta che producono solo altra carta e inefficienza.
5. Budget inadeguati.
Troppi obbiettivi, importantissimi, fondamentali ma…. Non vengono neppure definite le risorse per il loro raggiungimento sia per le figure interne, sia per quelle economiche, interventi, consulenza ecc.
6. Non considerazione della gestione al cambiamento.
Un sistema di gestione non è il famoso quadretto. L’organizzazione è un qualcosa di vivo e sempre in movimento. Ne è la prova quanto è successo in questo periodo! Quindi l’organizzazione deve essere sempre in grado di avere una gestione sia delle informazioni, sia del cambiamento ed essere capace di proteggere sia le parti interessate, sia la continuità lavorativa ma anche di cogliere le opportunità.
7. Non valutazione coerentemente dei processi.
Spesso si dice “abbiamo sempre fatto così”! Come al punto precedente: spesso cambiano i tempi, i requisiti, i materiali e le persone! Non tutte le organizzazioni hanno famigliarità con strumenti di analisi come i “diagrammi causa effetto” che danno la possibilità di far emergere quelle che sono le reali necessità, criticità e spunti di miglioramento di ogni fase.
8. Risorse umane.
Una squadra che vince, vince grazie alla capacità del proprio singolo e nell’insieme. Capita anche spesso di vedere il “chi c’è c’è”. Ed una definizione scarna per quanto riguarda i requisiti minimi e piani di miglioramento. Questo è molto impattante in termini di miglioramento.
9. Comunicazione inefficace.
E’ finita l’epoca della compartimentazione. Tuttavia spesso ancora ci troviamo in aziende dove sembra di lavorare alla “CIA”. Se non che per taluni casi particolari, questo è veramente molto ridicolo. La comunicazione deve essere veloce, snella e chiara internamente per favorire i processi. E non solo internamente! E’ importante dare la giusta attenzione anche alla comunicazione esterna, con la catena di fornitura e con la clientela per migliorare in branding aziendale e ricevere importanti feedback. Anche questa parte purtroppo spesso è tralasciata. Le organizzazioni mettono, talvolta, questo importante processo in mano a figure non adeguatamente preparate che creano veri e propri problemi sulla reputazione aziendale.
10. Cultura per la qualità e miglioramento.
In molte realtà di ‘qualità’ si parla sono nei giorni in cui è presente il consulente o l’organismo di certificazione per l’audit. Non c’è cosa più lontana dalla realtà. Ci si deve impegnare tutti i giorni e trasferire i principi della qualità a tutti i livelli aziendali, soprattutto in seno alla direzione. Questo porterà notevoli guadagni, risparmi, efficienza e un ambiente di lavoro più ‘sano’.
Comunicazione a cura di Sistemi & Consulenze
Servizi per la Qualità Aziendale
