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Pubblicata la UNI 11769: descrizione e ordinamento d’archivio

Si può definire “archivio” quel complesso dei documenti prodotti o comunque acquisiti da qualsiasi organizzazione – non hanno importanza le dimensioni – durante lo svolgimento della propria attività.

Questi documenti che lo compongono sono collegati tra loro da un nesso logico. Si tratta quindi della “storia” di un’organizzazione! Cosa non poco importante.

Ecco perché anche in questo settore così specializzato la normazione garantisce il proprio apporto. È infatti grazie alla commissione Documentazione e informazione che è stata realizzata la UNI 11769.

Questo documento individua e presenta sistematicamente le caratteristiche che possono assumere rilievo nella valutazione delle applicazioni per la descrizione e l’ordinamento d’archivio. Tali caratteristiche fanno riferimento in primo luogo agli aspetti tecnico-funzionali delle applicazioni, ma non trascurano gli aspetti commerciali ed eventuali servizi correlati, poiché possono rappresentare fattori determinanti per l’impiego ottimale di un prodotto e quindi per la scelta dell’applicazione.

La norma individua delle dimensioni misurabili: l’obiettivo è la definizione di un articolato sistema di fattori di valutazione, non la determinazione dei criteri per la loro misurazione.

Inoltre, individua di fatto un modello per l’analisi delle applicazioni per la descrizione e l’ordinamento d’archivio.

Tale modello è composto da un insieme numeroso e molto articolato di voci relative alle caratteristiche che possono assumere rilievo nella valutazione di un’applicazione. Il modello dovrebbe essere applicato nella fase di analisi al fine di disporre di un insieme completo di informazioni che agevolino la valutazione e il processo decisionale nella scelta di un’applicazione, attribuendo l’adeguato valore alle caratteristiche prese in esame, sulla base dell’esigenze del soggetto cui è destinata l’applicazione.

In altre parole, il modello dovrebbe essere applicato nella sua interezza per poi trascurare eventualmente le caratteristiche non rilevanti nello specifico contesto.

Tuttavia, qualora le esigenze del soggetto cui è destinata l’applicazione e il contesto d’uso siano ben determinati, è anche possibile trascurare l’indagine di taluni aspetti, evitando di affrontare determinate voci del modello.

Il riferimento normativo citato nel testo è la ISO 25964 (tutte le parti) Information and documentation – Thesauri and interoperability with other vocabularies.

Informazioni per l’acquisto

UNI 11769:2020 “Applicazioni per i beni culturali (ABC) – Elementi per la valutazione di applicazioni per la descrizione e l’ordinamento d’archivio (VADO)”

Euro 55,00 + iva (in lingua italiana)

Le norme, sia in formato elettronico che in formato cartaceo, saranno scontate del 15% ai soci effettivi. L’abbonamento annuale a tutte le norme è disponibile a partire da 200 euro: scopri come!

Divisione Vendite

Tel. 0270024200 (call center dalle 8.30 alle 12.00 e dalle 14.00 alle 17.00, dal lunedì al venerdì) –  Email: vendite@uni.com

Comunicazione a cura di UNI – Ente Italiano di Normazione

UNI su Magazine Qualità

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2020-02-04T19:22:59+01:004 Febbraio, 2020|UNI - Ente Italiano di Normazione|