Quotidianamente, sulla base delle richieste aziendali, vengono ordinati materiali, destinati alla fabbricazione dei prodotti finiti, o servizi a supporto di tale attività. I materiali e servizi necessari vengono acquistati da fornitori che sono stati precedentemente qualificati in base alla loro capacità di soddisfare le richieste aziendali.

Ormai, anche per espressa richiesta della norma ISO 9001, tutte le aziende, anche quelle non certificate, sono in possesso di un albo dei fornitori approvati nel quale, oltre alle informazioni anagrafiche, sono riepilogati generalmente anche altri dati come, ad esempio, la valutazione delle loro prestazioni e l’esistenza di sistemi qualità certificati.

Comunemente l’albo dei fornitori contiene tutti i fornitori approvati, cioè quelli abilitati a fornire l’azienda in questione e, quindi, ai quali è possibile emettere ordini di acquisto. Tutti i fornitori presenti nel cosiddetto albo, possono essere suddivisi in classi dove le più usuali sono: “Fornitori Storici, Fornitori Valutati, Fornitori Imposti dal Cliente”.

E’ importante analizzare le diverse modalità di scelta dei fornitori, in quanto si è visto che, dato l’impatto degli approvvigionamenti sui risultati economici ed operativi dell’aziende, risulta necessaria un’accurata selezione delle fonti. L’obiettivo è raggiungere livelli ottimali in termini di economia sul volume globale degli acquisti e di rispondenza delle forniture alle esigenze operative (qualità, tempestività, livelli di servizio). Innanzitutto è di fondamentale importanza la capacità di accedere al mercato dell’offerta in posizione di forza, e non subalterna, nei confronti dei fornitori, in modo da potere gestire con efficacia i rapporti con essi.

Le sfide di oggi nella relazione con i fornitori

Rischi

• Scarsa visibilità sulla disponibilità e capacità dei propri fornitori
• Ridotta capacità di prevedere situazioni di rischio nella gestione del proprio parco fornitori che in ultimo può compromettere la propria capacità di vendita o servizio
• Visibilità limitata nella selezione delle proprie fonti di acquisto
• Scarsa integrazione tra i sistemi che utilizzano le anagrafiche fornitori

Opportunità

• Visibilità completa e costante delle performance dei propri fornitori
• Standardizzazione e controllo dei meccanismi di valutazione e calcolo degli indicatori
• Monitoraggio continuo dei fattori di valutazione, in grado di prevenire situazioni di rischio nella gestione del proprio parco fornitori
• Identificazione delle aree di miglioramento nella collaborazione con i propri fornitori ed ottimizzazione dei processi di acquisto e logistici attraverso una piena integrazione dei sistemi

I criteri di qualifica dei fornitori critici sono i seguenti

• Economicità (inclusi sconti e dilazioni) rispetto alla concorrenza
• Esclusività di fornitura (il giudizio è tanto più positivo, quanto più l’Istituto ha la libertà di scelta sul mercato: un fornitore unico sul mercato, o quasi, lavora in condizioni di monopolio)
• Posizione di mercato consolidata (tanto più il fornitore è presente sul mercato, tanto più si suppone essere competente e affidabile)
• Disponibilità di materiali e servizi (tanto più ampio è il magazzino del fornitore o il numero di dipendenti, tanto più è probabile che il fornitore stesso possa andare incontro alle esigenze, anche urgenti, dell’Istituto)
• Soddisfazione in merito alla qualità di forniture precedenti (ove presenti) come la completezza della documentazione di accompagnamento necessaria richiesta, l’integrità dell’imballo
• Soddisfazione in merito al servizio di forniture precedenti (ove presenti) come le tempistiche di consegna o tempi di intervento in assistenza

Ridurre il numero dei fornitori

È opportuno relazionarsi con un numero adeguato di fornitori. Comprare da una rosa selezionata di fornitori può avere molti vantaggi:

• è più facile controllarli
• si diventa più importanti per loro
• si può concludere più facilmente accordi vantaggiosi dal punto di vista economico

D’altro canto è importante anche avere delle alternative: acquistare da un solo fornitore può essere pericoloso specie se il rapporto si compromette ovvero si verificano difficoltà finanziarie o fallimenti. Inoltre, dare l’esclusiva può, talvolta, portare a dare per scontato il rapporto con l’impresa con un abbassamento dell’attenzione e dello standard di qualità nel servizio.

Utilizzare una comunicazione aperta

Una comunicazione aperta, basata su scambi frequenti di comunicazioni sia verbali che scritte e focalizzata sugli aspetti salienti dei servizi di fornitura, aiuterà a costruire relazioni più salde con i fornitori, aiutando a prevenire ogni eventuale problema.

Con i fornitori strategici è opportuno anche approfondire la relazione condividendo con loro i propri piani, gli obiettivi e le strategie di crescita: un fornitore, con la sua conoscenza tecnica della materia può diventare un ottimo consulente in grado di suggerire nuove tecnologie e materiali in grado di migliorare i prodotti dell’impresa, oppure fornire indicazioni utili sulle soluzioni adottate dai concorrenti.

Il controllo

Di fondamentale importanza è sottoporre a costante controllo le forniture e i servizi dei fornitori.

Il controllo può essere effettuato, a seconda della frequenza e della tipologia di merci fornite, costantemente o su base statistica. Per garantire una maggior precisione nelle attività di controllo si potrebbe incaricare del personale specializzato o appositamente formato.

Quando possibile si chiede sempre un riscontro di gradimento ai clienti sulle componenti dei prodotti o servizi: si ottiene la testimonianza più importante sulla qualità delle forniture ricevute.

www.thewhiteswan.eu

Fonti:

La qualificazione dei fornitori diventa composite con REPLY SQM 1.4 & Widget Library. (Reply)

Qualificare i fornitori attraverso un sistema analitico di rating (Massimiliano Mari, 2014)

Criteri di qualificazione dei fornitori critici (di beni e servizi) (Gioberti, Torino)

Guida di approfondimento La scelta dei fornitori (SardegnaImpresa)