Ogni organizzazione ha un proprio contesto e direzione strategica, la definizione degli obbiettivi per la qualità, in primo luogo, e la conseguente individuazione degli indicatori sulle performance è necessaria per fotografare e misurare il valore aziendale ed il raggiungimento, appunto degli obbiettivi prefissati.
Molti consulenti spesso si perdono dietro l’amore per le norme sui sistemi di gestione per la certificazione, dimenticandosi che l’azienda deve principalmente creare profitto!! L’operazione di definizione degli obbiettivi deve avvenire nella fase di progettazione del sistema di gestione che verrà implementato, l’aspetto è correlato direttamente all’analisi del contesto ed all’analisi dei rischi e delle opportunità applicabili. Più sarà multidisciplinare la squadra che parteciperà a questo processo più avremo una definizione degli obbiettivi più coerente ed utile possibile.
L’azienda deve essere in grado di definire gli obbiettivi da raggiungere che possono comprendere i seguenti aspetti:
- Requisiti obbligatori richiesti dalla cogenza – per i criteri della salute e sicurezza sul lavoro, sicurezza alimentare, ambiente, privacy;
- Requisiti obbligatori richiesti dalla norma di certificazione implementata – possono essere inerenti alle norme internazionali di accreditamento, oppure sugli standard di qualità, ambiente, sicurezza, food, dati, ecc;
- Requisiti di performance economico commerciali – definizioni sulle performance del fatturato, clientela, riscontro sui mercati;
- Altri requisiti – definizioni specifiche contrattualizzate con i clienti o con le parti interessate.
La definizione degli obbiettivi per la qualità
A che cosa servono gli obbiettivi? Gli obbiettivi servono all’organizzazione per porsi dei traguardi. Le organizzazioni spesso nel definire gli obbiettivi commettono degli errori che rende questo processo totalmente inutile. Vediamo gli errori più comuni:
- La definizione di obbiettivi per la qualità che sono troppo generici sul contesto aziendale o sui requisiti applicabili, rischiando di non avere mai la lo stato di raggiungimento di un traguardo realmente, portando ad una scarsa attribuzioni di risorse e di azioni da effettuare;
- La definizione di obbiettivi troppo ristretti, l’errore opposto al precedente, che rischiano di essere di intralcio al raggiungimento dei traguardi, scaturendo in non conformità che in realtà non si manifestano;
- La definizione di obbiettivi non misurabili, quelle classiche definizioni dei tipo aumento del fatturato, o diminuzione delle non conformità;
Una volta che il team avrà, dopo la definizione del contesto e dei rischi ed opportunità, definito i traguardi aziendali, dovrà necessariamente individuare anche i seguenti aspetti:
- Le azioni da effettuare per il raggiungimento del traguardo, risorse economiche, umane, strutturali;
- Le figure di responsabilità per ogni singolo obbiettivo da raggiungere;
- La definizione di indicatori per il monitoraggio;
- La frequenza dei monitoraggi;
- Le azioni da intraprendere in caso di superamento dei target sugli indicatori.
Il monitoraggio degli indicatori
L’organizzazione dopo aver definito degli obbiettivi per la qualità dovrà effettuare un’analisi e definizione ancora più importante. Ovvero dovrà definire le metodiche di misurazione degli stessi, e fissare degli indicatori sulle performance.
Gli indicatori saranno utili, assieme alla definizione della frequenza del monitoraggio, per valutare lo stato sui traguardi e per poter effettuare delle azioni preventive, di miglioramento e o correttive sugli obbiettivi che erano stati fissati. Per esempio, con gli indicatori possono essere fissate dei limiti di attenzione entro i quali si debbano effettuare della azioni di mitigazione su uno specifico rischio.
Il riesame degli obbiettivi e degli indicatori
Vien da se che il monitoraggio degli indicatori sulle performance degli obbiettivi produrrà come output una gran quantità di dati. I dati provenienti dal monitoraggio degli obbiettivi per la qualità e dei loro indicatori saranno uno degli input per il riesame della direzione.
Durante i riesame della direzione, oltre i dati raccolti nel periodo in oggetto del riesame, verrà verificata la coerenza con gli obbiettivi fissati ed i loro indicatori di monitoraggio, oppure verranno modificati, eliminati o aggiunti di nuovi.
Comunicazione a cura di Sistemi & Consulenze
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