Gli audit in remoto sono la risposta alla necessità odierna di rispettare i requisiti sanitari imposti per la pandemia mantenendo, o cercando di mantenere, il più possibile la verifica e il presidio sulla conformità ai requisiti richiesti dalle norme e standard di certificazione, regolamenti obbligatori e richieste del cliente.
L’attuale momento storico che stiamo attraversando ha richiesto una risposta adeguata, da parte delle organizzazioni, per poter continuare le proprie attività non andando ad impattare sul rispetto dei protocolli sanitari.
A livello aziendale, oltre ad una riprogettazione delle attività, è venuta a mancare la presenza fisica di molte risorse umane in quanto sono state privilegiate le attività, dove possibile in smart working.
Tra le attività che hanno subito una maggiore modifica ci sono gli audit: interni, di prima parte, di qualifica del fornitore, di seconda parte, di certificazione, di mantenimento e di terza parte. Vedremo come gli audit in remoto possono presentare vantaggi e quali sono le criticità individuate.
I Vantaggi di un audit in remoto
I vantaggi di un audit in remoto possono essere molteplici, ma rimane sempre di fondamentale importanza che il processo venga ben progettano e monitorato con skill di valutazione. Ovvero: perché una valutazione dia dati ed evidenze utili al rispetto dei requisiti applicabili per il miglioramento continuo devono essere rispettati i medesimi principi richiesti per gli audit classici, così come richiesti dalla linea guida ISO 19011.
Vediamo quelli che sono i vantaggi di un audit in remoto:
- Non dovendosi recare presso il sito, e o i vari siti aziendali, vi sarà un risparmio economico e di tempi per le risorse.
- Non recandosi nei siti aziendali ci sarò un abbattimento dei pericoli che possono avere impatto nelle risorse umane: incidenti, infortuni, malattie professionali ed ovviamente rischio di contagio da Covid.
- La possibilità di poter effettuare più audit con una migliore pianificazione delle risorse.
- Non intralciare i processi aziendali in caso di continue verifiche.
Il funzionamento di un audit remoto
Tecnicamente un audit remoto non differisce da una verifica classica. Deve essere effettuato da personale qualificato, avere dei criteri e degli obbiettivi e deve essere effettuato rispettando i principi di terzietà assicurando che le evidenze raccolte siano evidenziate correttamente e che vi sia un seguito per la loro gestione e risoluzione.
Ma non per tutti gli ambiti viene considerato possibile. Per esempio: quando parliamo di certificazione alimentare e o di realtà ove occorre forzatamente effettuare delle verifiche e campionamento durante i processi produttivi, questi audit non vengono considerati validi.
Non accettati per esempio dai consorzi privati di certificazione food BRC ed IFS perché in ambito GFSI non viene considerato sia rappresentativo, sia sufficiente una valutazione a distanza per dare la certezza di conformità sul rispetto dei criteri di sicurezza, qualità e legalità alimentare.
Vediamo gli step che devono essere effettuati per effettuare degli audit remoti:
- Implementare la procedura per la gestione degli audit con la gestione di questa tipologia di audit
- Informare e formare le risorse umane coinvolte nell’audit per gli strumenti che verranno utilizzati
- Mettere a disposizione le attrezzature necessarie hardware e software alle risorse per l’effettuazione dell’audit in remoto
- Testare la procedura
- Eseguire i test in anticipo
- Ampliare la procedura per la comunicazione
Le criticità di un audit in remoto
Sembra veramente tutto molto bello che viene da chiedersi se gli audit classici siano stati solo una grande perdita di tempo. Ma non è così. E’ vero che l’innovazione tecnologica e la situazione attuale hanno dato una spinta per l’effettuazione di audit in remoto. Ma ciò non deve essere una soluzione per trovare vie veloci per non effettuare verifiche, scambiarsi checklist precompilate e non dare quindi nessun valore al processo di certificazione e miglioramento.
Vediamo quelle che secondo noi sono le criticità di un audit in remoto riscontrate in questi mesi:
- Spesso le persone non sono adeguatamente formate all’utilizzo dello strumento per effettuare la verifica.
- A volte la struttura non riece a gestire questo processo a causa delle telecomunicazioni, connessioni e struttura IT. Di fatto la struttura si potrebbe trovare ad utilizzare strumenti nuovi con scarsa preparazione, mentre dovrebbero essere strutturati e testati prima. Non basta dire ho Zoom, ho skipe ecc. Devono essere creati dei veri e propri flussi aziendali.
- Ci si dimentica della sicurezza, di chi e come vengono gestiti i dati del processo di audit remoto.
- Non vengono definite ne le linee di comunicazione, ne le varie fasi del processo, cosa che invece dovrebbe essere fatta come in una verifica classica.
- E la più importante: la serietà. Fare una verifica tanto per farla, tanto i valutatori non verranno in azienda, non provocherà danno ai valutatori ma alle stesse organizzazioni perchè non avranno il giusto metro di valutazione sullo stato reale dell’azienda.
Per quanto ci riguarda, crediamo che ci vorrà ancora un pò di tempo affinchè le organizzazioni risultino pronte per godere totalmente di questo processo. E’ sicuramente una strada corretta quella di effettuare audit misti, audit in remoto e classici, magari con l’inserimento di verifiche non annunciate, questo a tutela nelle norme, dei clienti e delle organizzazioni certificate.
Comunicazione a cura di Sistemi & Consulenze
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