La Casa Editrice G. D’Anna nasce nel 1926 a Messina e, da allora, di generazione in generazione, ha sempre lavorato nell’editoria scolastica. Quando nel 1999 il Ministero dell’Istruzione ha richiesto alle Case editrici una certificazione di qualità, la Casa Editrice ha applicato un principio che è poi diventato un cardine della sua vision: “Trasformare gli obblighi di legge in opportunità, mantenendo l’attitudine alla sperimentazione”.

1. Come si integra il SGQ certificato con la normale gestione delle attività della Casa Editrice?

Nella Casa Editrice il SGQ è stato sin da subito calato il più possibile nella realtà aziendale, grazie al forte impegno della direzione – nonché al prezioso aiuto di un consulente esterno – e all’ottima risposta da parte dello staff. Questo è stato possibile perché è apparso chiaro sin da subito che la certificazione andava vista non come un peso, una zavorra burocratica estranea all’azienda, ma, al contrario, come un’opportunità di crescita. Col passare degli anni e l’avvicendarsi del personale, le nuove risorse che man mano sono entrate a lavorare, hanno trovato un sistema già solido e ben strutturato, all’interno del quale non hanno faticato ad inserirsi. A questo scopo, per ogni nuovo assunto è prevista una formazione specifica sul SGQ, sia sul suo funzionamento generale che sul ruolo che quella persona ricoprirà nell’azienda.

2. Il SGQ applicato ha portato vantaggi all’azienda e se sì, quali?

L’azienda ha tratto vantaggi dal SGQ, e sono quelli che ci si potrebbe aspettare da un Sistema per la Qualità: un controllo accurato sul processo produttivo, grazie alla pianificazione e all’analisi dello scostamento tra quanto progettato e quanto realizzato; un’attenzione particolare alle Non Conformità, considerate come strumento e stimolo al miglioramento continuo; la capacità di creare uno storico delle esperienze positive e negative della Casa Editrice che in questo modo si è posta in grado di osservare e analizzare il passato per guardare al futuro.

3. Come si son potute adattare le esigenze e le rigidità dei requisiti della norma di riferimento alle attività redazionali e quindi opere dell’ingegno di una casa editrice scolastica?

Non essendo possibile certificare il prodotto, in quanto “opera d’ingegno”, è stato certificato il processo. In questo senso, i due elementi più importanti del SGQ sono una procedura e una registrazione. Questi due documenti costituiscono il cuore del SGQ della Casa Editrice: la procedura descrive il processo produttivo dal contatto con l’autore alla spedizione delle copie stampate; la registrazione è uno strumento condiviso, leggibile da tutti, ma di competenza del redattore responsabile che lo usa come un diario di bordo sul quale riporta tutti i passaggi ritenuti cruciali nella creazione del testo. In questo meccanismo ben si innesta uno strumento informatico, WE+: si tratta di una piattaforma di lavoro visibile da tutti (autori, redattori, grafici, etc.) che riunisce e tiene traccia di tutti i passaggi e le fasi di produzione dell’opera, dal primo manoscritto al file definitivo, pronto per la stampa.

4. Sono state prese in considerazioni, e se sì in quale modo, le strategie a medio-lungo termine della casa editrice?

L’analisi e la definizione di strategie a medio-lungo termine sono una parte essenziale, ancor prima che del SGQ, della vita di un’azienda. Forte di questa convinzione, la Casa Editrice non ha incontrato particolari difficoltà nel Riesame della Direzione, che costituisce un momento di analisi e sintesi dell’andamento dell’azienda sotto vari aspetti: redazionale (e quindi produttivo), economico, finanziario e dei mezzi produttivi. Una menzione a parte merita l’analisi dell’adeguatezza delle risorse umane, sia in termini di organico che, soprattutto, in termini di competenze: il Riesame, infatti, è anche il momento in cui si analizzano le necessità formative dell’azienda, un aspetto fondamentale per un settore, quello dell’editoria scolastica, oggetto di continui stravolgimenti, in particolar modo da alcuni anni a questa parte.

5. Avendo iniziato l’iter certificativo e avendolo ottenuto con la norma UNI EN ISO 9001:1994, come ha fatto la G. D’Anna ad adattarsi alla vision e in seguito a quella del 2008?

In realtà il passaggio da una norma all’altra ha portato sempre molti cambiamenti positivi. Con la prima certificazione la Casa Editrice si è dovuta adattare molto alla norma, in quanto estremamente rigida. Con i successivi passaggi abbiamo “fatta nostra” la vision, nel senso che abbiamo lavorato adattando le procedure alla nostra realtà. Questo ha fatto sì che le persone ritrovassero propri punti di riferimento, in questo modo loro stesse hanno proposto modifiche al SGQ che servissero a lavorare in modo più strutturato e consono alle esigenze di ognuno.

6. Se un azienda di piccole dimensioni si avvicinasse alla Certificazione della Qualità, quale consiglio vi sentireste di dare?

Di volgere quello che potrebbe apparire come un handicap, le piccole dimensioni, in un vantaggio: una struttura piccola ha dalla sua un’agilità e una velocità di reazione difficilmente riscontrabile in un’azienda di grandi dimensioni, se non altro per questioni meramente logistiche. Se si è in pochi diventa molto più semplice intraprendere il percorso di certificazione in maniera condivisa, il che porta un altro enorme vantaggio: il SGQ non è più una decisione voluta e imposta dalla direzione, ma diventa un percorso di tutta l’azienda, perché tutta l’azienda è chiamata a portare il suo contributo. Da qui derivano confronti che possono essere anche aspri, ma che sono quasi sempre proficui, perché generano nuova energia e nuove idee.

7. Il personale della Casa Editrice è stato coinvolto nello sviluppo del SGQ? Se sì, come?

La D’Anna è appunto un’azienda di piccole dimensioni e, come detto poco sopra, ha sfruttato questa caratteristica per coinvolgere tutta l’azienda nel processo di certificazione. Praticamente, questo è stato fatto attraverso riunioni, incontri di formazione e con la condivisione, attraverso il server aziendale, di tutti i documenti riguardanti il SGQ. Inoltre, le singole funzioni sono costantemente coinvolte nella revisione delle procedure di loro competenza e nell’analisi e risoluzione delle Non Conformità.

Non saremmo tuttavia sinceri se non ricordassimo anche tutte le difficoltà e le resistenze incontrate in questo percorso, e con le quali ancora adesso ci capita di avere a che fare, ma, a ben guardare, questo vuol dire che ci sono sempre margini di miglioramento.