Oggi intervistiamo l’Avvocato Monica Mandico esperto Legale – che opera in tutta Italia presso aziende private, Enti nazionali e locali ma anche di diverse organizzazioni del Terzo Settore – fondatrice dello Studio Legale Mandico con Avvocati divisi tra le tre sedi di Napoli, Roma e Milano.  Monica Mandico consegue la laurea presso l’Università Federico II nel 1996 con il voto di 110/110 e lode. Ha conseguito negli anni i seguenti master: Diritto di Famiglia – Diritto Bancario e Finanziario – Diritto tributario – Norme e tributi – Gdpr/Dpo. Esperta in diritto Civile, con particolare riferimento al settore Bancario e Finanziario. È gestore della crisi da sovra indebitamento presso OCC dell’Ordine degli avvocati di Napoli ed è stata vice coordinatrice della Commissione di diritto bancario presso il COA di Napoli. Ha scritto e scrive articoli in materia di diritto civile, commerciale, bancario e finanziario su riviste specializzate. Dal 2019 al 2022 lo Studio Mandico è sempre stato presente negli elenchi della ricerca “GLI STUDI LEGALI DELL’ANNO” pubblicato dal SOLE 24ORE.

Grazie molte Avv.to Mandico per aver accettato l’intervista. Secondo l’esperienza del Vs. studio, perché negli ultimi anni si sono verificati tanti casi di illegalità nel mondo del Terzo Settore, pur in presenza di una riforma del settore moto ambiziosa?

A parer nostro, sicuramente ci troviamo dinanzi ad una riforma articolata, complessa ma anche lacunosa e, attraverso le lacune, si infiltra il germe dell’illegalità. Nonostante la riforma sia caratterizzata da forte ambizione in determinati punti risulta inadeguata ed in molti aspetti di difficile applicabilità ed un ruolo primario è giocato anche dal fatto che vi è ambiguità circa la definizione di Ente di Terzo Settore: si tratta di una categoria troppo ampia, che dovrebbe essere maggiormente circoscritta, in cui sono fatte rientrare varie tipologie di organizzazioni, associazioni e imprese sociali. In molte parti, rimangono quindi degli spazi scoperti, non regolarizzati, in cui possono facilmente inserirsi organizzazioni il cui obiettivo è realizzare attività criminali. Altra problematica che contribuisce, in tal senso, alla scarsa accettazione con entusiasmo della riforma (soprattutto da parte degli stakeholder) è la totale assenza di trasparenza da cui scaturisce l’opportunità di porre in essere abusi. Per evitare ciò dovrebbe essere garantito un livello più elevato di chiarezza attraverso la presentazione di bilanci e rendiconti di attività.

Statisticamente quali sono le criticità che le organizzazioni sottopongono al Vs. studio affinché possiate assisterle nel percorso giudiziario? E con quali strategie e risultati?

Le principali criticità riscontrate dalle organizzazioni e di conseguenza a noi sottoposte riguardano principalmente l’interpretazione precisa delle norme (che talvolta risultano ambigue) e la loro non facile applicazione. Poi seguono gli interventi a sostegno relativi a questioni contrattuali e lavorative come controversie che possono sorgere, ad esempio, con dipendenti o collaboratori, a cui si cerca sempre di far fronte ricorrendo alla via della mediazione e del negoziato. Non ultimo le organizzazioni inoltre possono decidere di rivolgersi a noi anche nel caso in cui lamentino la violazione di diritti o integrità, esempio emblematico: la diffamazione. La strategia di difesa migliore è più efficace laddove sia possibile preventivamente svolgere un’attenta due diligence della serie “prevenire è meglio che curare” con tecniche di negoziazione che ci hanno permesso di raggiungere risultati positivi evitando le vie giudiziali. Fortunatamente – ad oggi – non abbiamo mai dovuto difendere organizzazioni colpite da indagini amministrative e penali anche se in futuro è ragionevole pensare che sul numero crescente di soggetti, prima o poi, potrebbe accadere. Di certo d’ora in avanti si dovranno riprogettare procedure e strumenti sempre più innovativi e sofisticati a difesa, sia preventiva che interventiva.

Quando vi capita di essere chiamati per audit preventivi sulla conformità a leggi e a schemi di gestione quali sono le principali fasi che voi attuate per consentire al soggetto giuridico di prevenire sanzioni ammnistrative o penali?

Gli audit di conformità vengono effettuati per verificare se un’organizzazione sta rispettando le leggi, i regolamenti e le linee guida pertinenti e possono riferirsi anche a vari standard di conformità, sia previsti dalla Legge di riforma (laddove riesca a coprire la grande area delle conformità) che standard nazionali ed internazionali o specifici.

Premesso che, per evitare sanzioni amministrative o penali, un’organizzazione dovrebbe sviluppare un efficace programma di conformità che includa:

• Una chiara comprensione dei requisiti legali e normativi applicabili
• Procedure e politiche scritte per garantire la conformità
• Formazione regolare del personale sulla conformità
• Un processo per identificare e correggere le non conformità
• Un processo per monitorare e aggiornare continuamente il programma di conformità

Condividendo serenamente, ma con forte senso di coinvolgimento, tutte le fasi dell’audit, la metodologia da noi sviluppata include le seguenti fasi:

• Pianificazione dell’audit: in questa fase, si definiscono gli obiettivi generali e specifici, la portata e i criteri dell’audit. Si identificano le leggi, i regolamenti e gli standard pertinenti e quello che sarebbe meglio per il soggetto e si stila un piano d’azione con planning di priorità.
• Raccolta delle informazioni: l’auditor raccoglie informazioni attraverso interviste, osservazioni e revisione della documentazione. L’obiettivo è capire come l’organizzazione opera, quali procedure ha in atto per garantire la conformità e – soprattutto – se ha un profondo sentimento di auto ispezione.
• Valutazione della conformità: l’auditor confronta le procedure e le pratiche dell’organizzazione con i requisiti legali e normativi per identificare eventuali non conformità.
• Stesura del rapporto: l’auditor stila un rapporto dettagliato che descrive i risultati dell’audit, compresi i punti di forza, le aree di miglioramento e le non conformità con rischio di sanzioni amministrative o penali, consigliando un programma minimo e massimo.
• Follow-up: l’organizzazione deve poi prendere le adeguate misure correttive (nei tempi e nei modi) per affrontare le non conformità identificate. L’auditor, in genere, svolge da 1 a 2 follow-up per assicurarsi che queste misure – decise – siano state effettivamente implementate secondo il programma.

Sintetizzando la vs. metodologia codificata quali sono i capisaldi delle leggi e degli schemi di gestione che voi ritenete indispensabili?

La metodologia ha diversi riferimenti, tra i principali possiamo riconoscere:

Leggi nazionali ed internazionali come:

• • il rispetto del TU 81-08
  • il rispetto del GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati) per la privacy
  • il rispetto della politica di genere come, ad esempio, dall’introduzione del Pdr 125/22.

Standard internazionali come:

• • La sicurezza nella gestione delle informazioni (ISO 27001)
  • La qualità dei processi (ISO 9001)
  • La sostenibilità ambientale (ISO 14001) e più recentemente energetica (ISO 50001)

Linea guida o schemi anche “privati” ma di grande incisività come:

• • Trasparenza gestionale (OLC 2015)
  • Etica (SA 8000)

Regolamenti specifici del settore di appartenenza del soggetto come:

• • attività nei servizi sanitari
  • attività nell’accoglimento migranti
  • il Codice appalti

Quale è la vs. opinione circa l’innovativo strumento OLC applicato in organizzazioni del Terzo Settore?

L’adozione di best practices supportate da certificazioni di terze parti – come del resto sollecitato dalla stessa legge di riforma – può portare una serie di benefici alle organizzazioni del Terzo Settore. Questi includono un miglioramento della credibilità e della reputazione, una maggiore fiducia da parte dei donatori e degli stakeholder, un miglioramento dell’efficienza e dell’efficacia operativa e una riduzione dei rischi legali e di conformità.

I 3 plinti innovativi dell’OLC si possono riassumere in:

Trasparenza

La trasparenza è fondamentale per la reputazione di un’organizzazione del Terzo Settore. Questo include la trasparenza sulle fonti di finanziamento, sull’utilizzo dei fondi, sulle operazioni e sulle decisioni dell’organizzazione. Una buona prassi può essere quella di pubblicare regolarmente rapporti finanziari e di attività dettagliati con asseverazione da parte terza e non in autosublimazione.

Etica e Responsabilità Sociale

Le organizzazioni del Terzo Settore dovrebbero impegnarsi di più che in passato in pratiche etiche e socialmente responsabili. Questo può includere l’adozione di politiche sul conflitto di interessi, sull’equità sul posto di lavoro, sulla sostenibilità ambientale e su altre questioni etiche o sociali pertinenti.

Gestione delle Risorse Umane

Le organizzazioni dovrebbero adottare pratiche di gestione delle risorse umane che rispettino non solo i diritti dei lavoratori ma favoriscano un ambiente di lavoro positivo. Questo può aiutare a prevenire problemi legali legati al lavoro e a migliorare la reputazione dell’organizzazione.

Di certo la sempre più serrata competizione per “accaparrarsi” le donazioni dovrà spingere i soggetti a farsi riconoscere sempre più meritevoli rispetto a qualche anno prima quando il brand o le iniziative erano consolidate ed erano bastevoli.

Le aziende – ormai i futuri prossimi maggiori donatori – sono sempre più alla finestra per assicurarsi che i soggetti richiedenti sponsorship o sostegni finanziari non le coinvolgano in gravi situazioni di bad reputation facendo perdere clienti attenti, vanificando anni di investimenti pubblicitari e rischiando anche di compromettere gli investimenti interni all’azienda in materia di clima.

Quali sono poi i vs. suggerimenti con i quali si potrebbe promuovere l’adozione di tali best practices?

Educazione e formazione

Le organizzazioni devono essere informate sui vantaggi delle innovazioni strategiche ed operative ed il migliore utilizzo che ne può derivare, come ad esempio le certificazioni di terze parti e come relazionarsi sempre più oculatamente con gli stakeholder, includendo seminari, workshop, corsi di formazione e coinvolgendoli proattivamente. Credo che sia finita l’era di bambini sofferenti che devono impietosire il telespettatore.

Assistenza tecnica

Le organizzazioni potrebbero aver bisogno di assistenza pratica per implementare le modifiche necessarie per ottenere negli anni ulteriori benefici da certificazioni ed iniziative. Questo potrebbe includere consulenza, supporto per la redazione di documentazione, o aiuto con l’implementazione di nuovi processi e procedure.

Incentivi finanziari

L’ottenimento di una certificazione comporta dei costi economici e la politica e gli enti attenti dovrebbero pianificare significativi incentivi finanziari, come sovvenzioni, prestiti a basso interesse o sgravi fiscali che potrebbero aiutare a rendere l’investimento più accessibile per le organizzazioni del Terzo Settore con la contestuale loro visibilità di sostenere chi merita di più.

Riconoscimento e premi

I programmi di riconoscimento e premiazione possono incentivare le organizzazioni a perseguire nuovi obiettivi di qualificazione meritocratica. Questo potrebbe includere premi, riconoscimenti pubblici o la possibilità di partecipare a reti o partnership esclusive. Abbiamo saputo recentemente che alcuni istituti finanziari più visionari di altri hanno inserito nei loro modelli di assegnazione dei finanziamenti anche requisiti legati alle attività di risk management dei soggetti sostenuti. Soggetti con maggiori successi di fundraising aiutano ad allargare gli obiettivi di reputazione.

Supporto normativo

Sicuramente legislatori più preparati ed attenti, sarebbero i primi che potrebbero creare ambienti normativi che incoraggino la premialità anche tutelando lo Stato e gli Enti pubblici da azioni criminali con l’utilizzo di severe certificazioni emesse e controllate da Enti terze parti veramente super partes.

Comunicazione a cura della Redazione con il contributo di Aachen